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Requisiti FASAS, vigilanza e conservazione – checklist per l’incontro con l’ATS/ASL

Il FASAS (Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario) è definito dalla normativa regionale sull’esercizio e l’accreditamento delle unità d’offerta sociosanitarie. Per la Lombardia il riferimento principale è la DGR n. X/2569 del 31 ottobre 2014 e successive modifiche e integrazioni [verificare la versione vigente e le indicazioni specifiche per la vostra tipologia di unità d’offerta]. Altre regioni hanno strumenti analoghi con nomi diversi.

1. Contenuti del fascicolo – cosa c’è in FASAS Digitale

Elemento (da confrontare con la DGR vigente)	Dove si trova	Da verificare
Dati anagrafici, tutela legale, contatti	Cartella → anagrafica e contatti	[ ]
Documentazione di ingresso, consensi, documenti d’identità	Documenti (cifrati, versionati)	[ ]
Valutazione multidimensionale / scale di valutazione	Documenti; [eventuale modulo dedicato da sviluppare]	[ ]
Progetto individuale e PAI con verifiche	PAI per aree, versioni, PDF firmabile	[ ]
Diario degli interventi (sanitario, assistenziale, educativo)	Diario, registro giornaliero, eventi	[ ]
Terapie, somministrazioni, farmaci al bisogno	Terapie, giro farmaci, SOS con validazione	[ ]
Parametri, eventi, cadute, contenzioni con prescrizione e monitoraggio	Parametri, eventi, contenzioni	[ ]
Visite e referti	Appuntamenti, documenti	[ ]
Dimissione e trasferimento	Dimissione con archiviazione; esportazione completa in PDF	[ ]

2. Requisiti di tenuta – domande da porre

• Ogni registrazione deve riportare autore, data e ora: FASAS lo fa per ogni voce e conserva lo storico nell’audit log. È sufficiente l’identificazione tramite credenziali personali, o serve la firma digitale su alcuni documenti (PAI, prescrizioni, contenzioni)?
• Correzioni: le registrazioni non si cancellano ma si annullano con motivo; dopo 24 ore le modifiche richiedono motivazione. È conforme alle indicazioni?
• Accesso degli ispettori in sede di vigilanza: consultazione a video con un operatore, esportazione PDF della cartella, oppure un’utenza temporanea in sola lettura? [Un’utenza di sola lettura si crea con i permessi granulari.]
• Coesistenza carta/digitale nel periodo di passaggio e valore delle scansioni dello storico.
• Il FASAS può essere interamente digitale? Con quali condizioni?
• Tracciato e scadenze del flusso di rendicontazione delle presenze; regole su giornate di ingresso, dimissione e assenze.
• Tempi di conservazione del fascicolo dopo la dimissione.

3. Dematerializzazione e conservazione a norma

Se il fascicolo diventa solo digitale, i documenti informatici vanno formati e conservati secondo il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005, art. 44) e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 1° gennaio 2022).

Punto	Stato in FASAS Digitale	Cosa serve
Formazione del documento con autore, data e integrità	✔ audit log con catena di hash; PDF con firma PAdES e marca temporale	–
Formati idonei alla conservazione (PDF/A, XML)	PDF generati dal sistema; [verificare PDF/A]	eventuale adeguamento a PDF/A
Pacchetti di versamento con metadati	✖	invio periodico (es. alla dimissione) a un conservatore accreditato/qualificato: integrazione da sviluppare una volta scelto il conservatore
Manuale di conservazione e responsabile della conservazione	✖ (organizzativo)	nomina e manuale, anche tramite il conservatore
Distruzione della carta dopo la scansione	–	solo dopo verifica con ATS e secondo le regole sulla copia per immagine conforme

Finché questi punti non sono definiti, il cartaceo chiuso resta l’originale da conservare e FASAS Digitale è il sistema di lavoro quotidiano con esportazioni PDF periodiche archiviate.

4. Riepilogo per l’incontro

Portare: questa checklist, una dimostrazione del sistema con dati di prova, l’esportazione PDF di una cartella di prova, la DPIA in bozza. Annotare le risposte e aggiornare la configurazione (blocco modifiche, regole delle presenze, conservazione) e la roadmap.