Autorizzazione al trattamento e istruzioni per gli utenti del FASAS – modello
Bozza da completare e far rivedere al DPO. Riferimenti: art. 29 e art. 32, par. 4, GDPR; art. 2-quaterdecies
del Codice privacy. Una copia firmata per ogni persona che usa il FASAS, conservata dall’amministrazione.
[Ente gestore], titolare del trattamento, autorizza [nome e cognome], [qualifica], a trattare i dati
personali degli ospiti e del personale con il sistema FASAS Digitale, nei limiti del ruolo assegnato:
| Ruolo nel FASAS |
Ambito autorizzato (barrare) |
| ☐ Operatore |
cartella degli ospiti per l’assistenza del turno: diario, parametri, somministrazioni, eventi, consegne |
| ☐ Coordinatore sanitario |
come l’operatore, più PAI, turni del personale, protocolli, report, magazzino |
| ☐ Medico |
cartella clinica, terapie e prescrizioni, validazione di protocolli e regole |
| ☐ Amministrativo |
anagrafica, presenze e rette; non la cartella clinica |
| ☐ Amministratore |
utenti e configurazione; non la cartella clinica (vedi la designazione ad amministratore di sistema) |
Permessi aggiuntivi o ridotti rispetto al ruolo: [descrivere e motivare, oppure «nessuno»].
Istruzioni
- Credenziali personali. Utente e password sono solo tuoi: non comunicarli, non scriverli su fogli
visibili, non usare quelli di un collega. Cambia la password al primo accesso.
- Verifica in due passaggi. Se richiesta, attivala in struttura con l’app sul telefono; conserva i codici di
recupero in un luogo sicuro. Se perdi il telefono, avvisa subito l’amministratore.
- Schermo. Chiudi la sessione o blocca lo schermo quando ti allontani; sui tablet di reparto esci a fine turno.
- Telefono personale. Puoi installare il FASAS come app e ricevere le notifiche (non contengono dati
sanitari). Il telefono deve avere il blocco con codice. Non fotografare schermate, documenti o cartelle e
non salvare esportazioni sul telefono o su PC personali.
- Accesso da casa solo per necessità di servizio e con la verifica in due passaggi; mai da computer pubblici o
condivisi.
- Necessità e minimizzazione. Consulta solo le cartelle degli ospiti di cui ti occupi e solo quando serve:
ogni consultazione e ogni stampa restano registrate.
- Stampa ed esportazioni (PDF, Excel) solo quando servono; i fogli stampati si conservano come la cartella
cartacea e si distruggono con il trituratore.
- Segnala subito all’amministratore o al coordinatore: password forse vista da altri, dispositivo perso o
rubato, accessi che non riconosci, documento inviato alla persona sbagliata.
- Riservatezza e segreto. Quanto conosci sugli ospiti è coperto dal segreto professionale e d’ufficio, anche
dopo la fine del rapporto.
L’autorizzazione vale fino a revoca, cambio di mansione o cessazione del rapporto; alla cessazione l’utente viene
disattivato lo stesso giorno.
[Luogo, data]
Il titolare: ________ Per presa visione e accettazione: ________