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Designazione ad amministratore di sistema – modello

Bozza da completare e far rivedere al DPO. Riferimento: provvedimento del Garante del 27 novembre 2008 «Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema», come modificato il 25 giugno 2009. Una lettera per ogni persona (titolare del ruolo e vice). Le parti tra [parentesi quadre] vanno compilate.

[Ente gestore], [sede], in qualità di titolare del trattamento, in persona di [legale rappresentante]

a [nome e cognome], [ruolo in struttura]

Oggetto: designazione ad amministratore di sistema del FASAS Digitale

1. Valutazione

Il titolare, valutate l’esperienza, la capacità e l’affidabilità della persona sopra indicata, la designa amministratore di sistema [titolare / vice] per il sistema FASAS Digitale della struttura, a decorrere dal [data].

2. Ambito delle attività consentite

Server FASAS: accensione e spegnimento, sistema operativo, firewall, aggiornamenti, Docker e servizi del FASAS, secondo docs/INSTALLAZIONE_IN_STRUTTURA.md.
Backup: controllo dei backup notturni, copia mensile su disco USB, prova di ripristino trimestrale, copia fuori sede su Backblaze B2.
Chiavi e segreti: creazione e custodia della busta delle chiavi; conoscenza della frase di cifratura del disco [sì/no], della password di GRUB e del BIOS [sì/no].
Account tecnici della struttura: DuckDNS, Backblaze, servizio di controllo, pannello del router [elencare].
FASAS – amministrazione applicativa: creazione e disattivazione degli utenti, ruoli e permessi, reimpostazione della verifica in due passaggi, configurazione. Il ruolo di amministratore del FASAS non dà accesso alla cartella clinica degli ospiti; l’accesso ai dati sanitari non rientra in questa designazione.
Sono escluse le attività non elencate; se servono, si chiedono per iscritto al titolare.

3. Istruzioni

Usare solo credenziali personali: un proprio utente sul server e un proprio utente nel FASAS, con verifica in due passaggi. Mai usare o comunicare le credenziali di altri.
Accedere al server solo dalla rete della struttura e solo quando serve per le attività del punto 2.
Non copiare dati del FASAS fuori dai supporti previsti (disco USB dei backup, chiavetta della busta).
Custodire frasi segrete e codici di recupero come previsto in docs/SICUREZZA_FISICA_E_CONTINUITA.md.
Segnalare subito al titolare e al DPO ogni anomalia o possibile violazione di dati (docs/gdpr/PROCEDURA_VIOLAZIONI.md).
Seguire il calendario di manutenzione (guida, passo 18) e annotarne l’esecuzione.
Mantenere la riservatezza su quanto conosciuto nello svolgimento dell’incarico, anche dopo la sua fine.

4. Registrazione degli accessi

Gli accessi dell’amministratore di sistema sono registrati:

server: accessi SSH e uso di sudo in /var/log/auth.log, conservati circa 7 mesi sul server; una copia mensile con impronta SHA-256 viene salvata sul disco USB dei backup (scripts/copia_backup_usb.sh), tenuto fuori dal locale del server;
FASAS: registro degli accessi (utente, data e ora, indirizzo, dispositivo, esito) e audit delle operazioni, con catena di impronte che rende rilevabili le modifiche.

[Il DPO valuta se queste registrazioni hanno completezza, inalterabilità e verificabilità adeguate, come chiede il provvedimento, e se conservarle oltre i 6 mesi minimi.]

5. Verifica dell’operato

Il titolare, anche tramite il DPO, verifica almeno una volta l’anno l’operato dell’amministratore di sistema: calendario di manutenzione eseguito, verbali delle prove di ripristino, registro delle chiavi e dei supporti, elenco degli utenti attivi del FASAS, controllo a campione delle registrazioni di accesso. L’esito è verbalizzato.

6. Elenco e conoscibilità

Il nominativo è inserito nell’elenco interno degli amministratori di sistema con le funzioni attribuite. Poiché il FASAS contiene anche dati del personale (turni, accessi), l’identità degli amministratori di sistema è resa nota al personale [modalità: bacheca, intranet, informativa al personale].

7. Durata e revoca

La designazione vale fino a revoca o alla cessazione del rapporto. Alla cessazione si applica la lista di controllo «Quando un amministratore lascia» in docs/SICUREZZA_FISICA_E_CONTINUITA.md.

[Luogo, data]

Il titolare: ________ Per accettazione, l’amministratore di sistema: ________

Elenco interno degli amministratori di sistema

Nome e cognome	Ruolo (titolare/vice)	Funzioni (punto 2)	Dal	Al	Ultima verifica annuale