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Passaggio dal FASAS cartaceo

L’obiettivo non è ricopiare tutto: si inseriscono i dati in corso (quelli che servono dal primo giorno) e si scansiona lo storico. In una comunità di 20–30 ospiti il passaggio richiede in genere da due a quattro giornate di lavoro di una persona, più la verifica delle terapie da parte del medico.

Menu Struttura → Importa dal cartaceo (coordinatore sanitario).

1. Preparazione

1. Data di passaggio: scegliete un giorno (es. il primo del mese). Fino al giorno prima si scrive sul cartaceo, da quel giorno solo su FASAS Digitale. Evitate i periodi con molti ingressi o dimissioni.
2. Configurazione: prima dell’importazione controllate Configurazione (turni, evacuazioni, blocco modifiche), i tag clinici e i tipi di parametro.
3. Utenti: create gli account di operatori, coordinatori e medici.

2. Dati in corso – modello Excel

Scaricate il modello da Importa dal cartaceo → Scarica il modello Excel. Ogni foglio ha le intestazioni già pronte, le colonne obbligatorie in rosso, gli elenchi a scelta e un commento di aiuto su ogni intestazione.

Foglio	Da dove prendere i dati
Ospiti	frontespizio / scheda anagrafica del FASAS
Contatti	scheda familiari, decreto di nomina di tutore o amministratore di sostegno
Diagnosi	ultima relazione medica, scheda sanitaria
Allergie	scheda sanitaria (per i farmaci scrivete il principio attivo)
Terapie	foglio unico di terapia in vigore, firmato dal medico
Magazzino	inventario dei farmaci alla data di passaggio (lotto, scadenza, quantità)

Consigli:

• Il codice fiscale collega i fogli: è controllato anche il carattere finale; un avviso indica un probabile errore di battitura.
• Orari delle terapie: 08:00, 13:00, 20:00 (vanno bene anche 8, 13, 20). Vuoto per i farmaci al bisogno.
• Dosi con decimali: 0,5. Date: GG/MM/AAAA.
• I farmaci non ancora in anagrafica vengono creati con nome, dosaggio e principio attivo indicati.

Caricamento e anteprima

1. Caricate il file: il sistema lo controlla senza salvare nulla e mostra quante voci verranno inserite, gli errori riga per riga (bloccanti) e gli avvisi da controllare (es. farmaci nuovi in anagrafica, duplicati di principio attivo, interazioni, allergie al farmaco).
2. Correggete il file e ricaricatelo finché non restano errori. Si può anche importare un foglio per volta.
3. Confermate. L’importazione è tutto o niente: o entra tutto il file o niente.
4. Ogni dato inserito compare nell’audit log con origine import, l’utente e il nome del file. Il file caricato viene cancellato appena l’importazione è conclusa o annullata.

Ricaricare lo stesso file è sicuro: ospiti, contatti, diagnosi, allergie, terapie e lotti già presenti vengono riconosciuti e saltati, non duplicati. Gli ospiti già presenti non vengono modificati.

Dopo l’importazione

• Il medico apre Terapie in corso e confronta ogni terapia con il foglio unico cartaceo prima del primo giro farmaci.
• Completate i tag clinici nuovi (colore, avviso per gli operatori) e i PAI.

3. Storico – documenti scansionati

Diari, parametri, eventi, consensi, referti e PAI degli anni precedenti non si ricopiano: si scansionano in PDF (un file per documento, 200–300 dpi, bianco e nero o scala di grigi) e si caricano come documenti della cartella.

Il sistema abbina ogni file all’ospite leggendo il nome:

RSSMRA80A01F205X consenso informato.pdf      ← codice fiscale nel nome
Rossi Mario - referto neurologico 2023.pdf   ← cognome e nome all'inizio
Rossi Mario/diario 2024.pdf                  ← cartella con cognome e nome (dentro uno ZIP)

Si possono caricare più file insieme o un archivio ZIP. In anteprima si vede l’abbinamento di ogni file e si possono correggere ospite e titolo, o togliere la spunta ai file da non caricare. I file restano cifrati in un’area temporanea fino alla conferma (e vengono cancellati dopo 48 ore se l’anteprima viene abbandonata).

Per scansioni molto numerose, dal server:

python manage.py fasas_import_documenti /percorso/scansioni --utente coordinatore --categoria other
python manage.py fasas_import_documenti /percorso/scansioni --utente coordinatore --categoria other --conferma

La prima riga mostra solo l’abbinamento; con --conferma carica. Allo stesso modo il file Excel:

python manage.py fasas_import fasas.xlsx --utente coordinatore             # anteprima
python manage.py fasas_import fasas.xlsx --utente coordinatore --conferma  # importazione

4. Il cartaceo dopo il passaggio

Il FASAS cartaceo chiuso va conservato secondo i tempi previsti per la documentazione sanitaria e sociosanitaria della vostra regione: la scansione ne facilita la consultazione ma non lo sostituisce, salvo procedura di dematerializzazione conforme (vedi GDPR e verifiche).